Система электронного документооборота как инструмент обеспечения информационной поддержки систем менеджмента качества ISO

Система менеджмента качества предполагает четкую регламентацию и обязательное документирование различных бизнес-процессов, что ведет к постепенному увеличению количества документов и временных затрат.

Кроме того, согласно требованиям стандарта ISO 9001, документы и записи должны управляться, то есть должны быть:

• актуализируемыми;
• легко идентифицируемыми;
• надежно защищенными;
• восстанавливаемыми;
• изымаемыми.

Действующую систему менеджмента качества организация может сопровождать документами на бумажных носителях или в системе электронного документооборота.

Ведение документооборота организации в системе электронного документооборота iTs-Office имеет ряд существенных преимуществ перед документооборотом, который сопровождается бумажными носителями, а именно:

• документы всегда «под рукой»;
• не требуется помещение и другое физическое место для хранения документов;
• простая и надежная система разграничения прав доступа к документам и записям;
• быстрый поиск в архиве документов;
• прослеживаемость версий документов и актуализация;
• документы и записи надежно хранятся и легко восстанавливаются.

Внедрение системы электронного документооборота iTs-Office повышает эффективность в организациях, которые:

• уже имеют действующую систему менеджмента качества, но ведут соответствующую документацию на бумажных носителях информации;
• приняли решение внедрить систему менеджмента качества, при этом на данный момент документооборот ведется на бумажных носителях информации.

Эффективное функционирование системы менеджмента качества требует грамотного и комплексного подхода к управлению, контролю и ее развитию. Использование системы электронного документооборота iTs-Office является одним из важных шагов на пути обеспечения успешного функционирования систем менеджмента качества, и позволяет:

• организовать эффективное управление документацией;
• упростить проведение аудитов;
• обеспечить контроль выполнения поручений и согласований в части документоориентированных процессов;
• обеспечить возможность контроля и анализа документоориентированных процессов.

Система электронного документооборота iTs-Office позволяет автоматизировать документоориентированные процессы и вести необходимые записи в соответствии с требованиями перечисленных стандартов систем менеджмента качества:


Система электронного документооборота iTs-Office является эффективным инструментом для приведения системы менеджмента качества организации к соответствию требованиям по части документирования и ведения необходимых записей в организациях различных масштабов и сфер деятельности.