Механизмы системы электронного документооборота
В ходе создания и обработки документов пользователям системы электронного документооборота iTs-Office доступны следующие механизмы:
Автозаполнение документов
Для работы с типовыми документами, а также для того чтобы упростить однотипные операции, пользователи системы электронного документооборота iTs-Office могут использовать механизм автозаполнения, с применением следующих шаблонов:- шаблон карточки документа;
- шаблон вложения;
- шаблон маршрута движения документа;
- шаблон резолюции:
- поручения;
- рассмотрения;
- ознакомления.
Автоматическое обновление
Механизм автоматического обновления системы электронного документооборота iTs-Office позволяет существенно облегчить процесс удаленного сопровождения системы. С помощью механизма возможна автоматическая проверка текущей версии системы, используемой заказчиком, инсталляция патчей и новых версий системы, уведомление заказчика о новых возможностях системы и событиях компании-разработчика СЭД.Актуальность документов
Важным механизмом является механизм поддержки актуальности информации. При создании карточки документа указывается срок его актуальности. При наступлении предельной даты срока актуальности документа, система электронного документооборота iTs-Office автоматически уведомляет ответственного по документу о том, что нужно проверить актуальность устаревшего документа. Механизм поддерживает перемещение неактуального документа в архив.Доверенные лица и делегирование полномочий
Механизм «Делегирование полномочий» позволяет пользователям СЭД iTs-Office исполнять обязанности других пользователей, а также сотрудников, не являющихся пользователями системы электронного документооборота iTs-Office, но занимающих важное место в процессе документооборота организации.Механизм «Доверенные лица» определяет список пользователей СЭД iTs-Office, которые имеют право подписывать электронные документы в системе от имени доверителя.
Контроль исполнительской дисциплины
Организация эффективного контроля за исполнением заданий и поручений, а также оперативный анализ исполнительской дисциплины в организации возложены на модуль «Контроль исполнительской дисциплины».Все задания, поручения и другие указания, возникающие в процессе управленческой и деловой деятельности организации, интерпретируются СЭД iTs-Office как поручения. Поручения могут быть двух типов: разовые и периодические. Все множество поручений образует единое многоуровневое дерево за счет иерархических и горизонтальных связей. Поручение может быть связано с конкретной базой данных (источник формирования) и конкретным документом (основание). Кроме этого, в случае необходимости, можно указать пункт либо раздел документа, явившийся основанием поручения.
В ходе исполнения поручения участники обмениваются информацией как по вертикальному контуру (Распорядитель – Контроллер – Исполнитель - Соисполнители), так и по горизонтальному (Соисполнитель - Соисполнитель). Вниз цепочки направляются указания и комментарии. Снизу вверх цепочки приходят: отчеты об исполнении, просьбы о переносе сроков, обоснования задержек, информация о качестве исполнения и полноте информации.
Благодаря информативным представлениям каждый сотрудник имеет необходимую информацию о поручениях, в которых он является распорядителем, контролером, исполнителем либо соисполнителем. На каждом этапе система отслеживает действия участников и формирует соответствующие уведомления и напоминания.
Логирование действий пользователей
Система электронного документооборота iTs-Office имеет в своем составе механизм логирования действий пользователей. Механизм «iTsLog» предназначен для протоколирования операций создания, чтения, изменения, удаления в корзину, восстановления и окончательного удаления документов в базах данных пакета.Обмен электронными документами с другими организациями
Популярность и востребованность систем комплексного управления информационным пространством организации (систем электронного документооборота) растет с каждым днем. В СЭД iTs-Office уже существует возможность обмена информацией с другими системами.Ознакомление
Механизм ознакомления предназначен для регистрации факта прочтения и принятия информации к сведению. Механизм предполагает обязательную реакцию. Ответственный имеет возможность контролировать ход ознакомления и выявлять сотрудников, не прошедших его. Существует возможность ограничить процесс сроком, до которого необходимо ознакомиться с документом.Оповещения
Для уведомления ответственных исполнителей о текущих задачах в системе электронного документооборота iTs-Office используется механизм оперативного оповещения.Уведомления не позволяют ответственным исполнителям забывать о текущих делах, это значительно повышает общую эффективность работы сотрудников. Механизм оповещений может быть гибко настроен для каждого пользователя системы.
Поиск документов
Механизм поиска документов в системе электронного документооборота iTs-Office предоставляет пользователю возможности поиска документов:- на выбранном сервере;
- на всех доступных серверах;
- по выбранным атрибутам документа;
- при помощи штрих-сканера.
Рассмотрение и наложение резолюций
Любой документ после регистрации может быть отправлен на рассмотрение по последовательному или параллельному маршруту. В процессе рассмотрения у руководителя есть возможность наложить резолюцию на документ в виде:- рассмотрения;
- ознакомления;
- поручения.
Рассылка документов
В случае отсутствия у адресата клиентского рабочего места СЭД iTs-Office, процесс ознакомления заменяется рассылкой документов. В этом случае оповещение и текст документа (опционально с резолюцией) отправляется адресату на электронную почту. Если адрес электронной почты у адресата отсутствует, система выдаст соответствующий отчет.Регистрация документов
При регистрации каждому документу в СЭД iTs-Office присваивается уникальный регистрационный номер, который формируется автоматически в соответствии с утвержденными в организации правилами нумерации документов. Вид регистрационного номера может быть любой сложности.Резервное копирование
Механизм резервного копирования системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для восстановления данных в оригинальном или новом месте их расположения, в случае их повреждения или разрушения.Резервное копирование необходимо для возможности быстрого и недорогого восстановления информации в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине. Отличительные характеристики механизма - надёжность хранения информации и простота в администрировании.
Рецензирование и согласование
Механизм согласования документов и другого информационного контента организации используется в каждом хранилище СЭД iTs-Office (Канцелярия, Документы, База знаний, Договоры, Обращения граждан, Согласования).СЭД iTs-Office позволяет существенно ускорить процесс согласования документов любого типа и формата. При приближении даты окончания сроков согласования рецензенты, которые не дали свои комментарии, получают напоминание. Инициатор процесса согласования получает уведомления о ходе согласования в соответствии с настройками.
Сканирование документов
Механизм быстрого сканирования документов и автоматического импорта их электронных копий в систему осуществляется средствами приложения iTs-ScanDoc. Это приложение интегрировано в интерфейс СЭД iTs-Office и позволяет управлять процессом сканирования непосредственно из системы.Подробнее о приложении iTs-ScanDoc
Уведомления
Механизм iTs-Pager предназначен для оперативного оповещения ответственного исполнителя о новых событиях в Lotus Notes и СЭД, он является инструментом своевременного выполнения задач. Механизм выполняет функции интернет-пейджера и почтового агента для серверов Lotus Domino и локальных баз данных Lotus Notes. Кроме того, приложение iTs-Pager является пользовательским интерфейсом для системы фильтрации спама iTs-Aspam.С помощью механизма iTs-Pager происходит сбор сообщений из календаря, почты, задач Lotus Notes, сбор сообщений из СЭД iTs-Office, создание заявок, определяющих почтовое сообщение как спам.
Подробнее о приложении iTs-Pager
Формирование отчетности
Для оперативного получения аналитической и статистической информации по обработке документов в СЭД iTs-Office используется механизм автоматического формирования отчетности. Механизм реализован средствами приложения iTs-Repotr.Подробнее о приложении iTs-ReportLN