Поручения
Выдача заданий и поручений, а также эффективный контроль и анализ их выполнения – это основа управления любой организацией, государственного учреждения или производственно-коммерческого предприятия.
В системе электронного документооборота iTs-Office, эти задачи решает специализированный модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины», механизмы которого используются и в других модулях СЭД:
- «Управление внешней корреспонденцией»;
- «Управление организационно-распорядительной документацией»;
- «Управление знаниями»;
- «Управление договорами»;
- «Управление совещаниями»;
- «Обращения граждан»;
- «Взаимодействие с клиентами»;
- «Согласование документов».
Основные возможности модуля:
- постановка задач сотрудникам;
- связанные поручения;
- контроль сроков исполнения;
- оповещение участников процесса;
- анализ исполнительской дисциплины.
Выполнение задания ответственным исполнителем все время находится под контролем. Система заблаговременно уведомит ответственного исполнителя и контролера о том, что приближаются сроки выполнения поручения. Если опционально установлено, что при срыве контрольных сроков выполнения задания запускать другой бизнес-процесс, СЭД iTs-Office сделает это в автоматическом режиме с уведомлением ответственных сотрудников.
СЭД iTs-Office поддерживает следующие виды обрабатываемых поручений:
- Выдача поручения ответственному исполнителю через резолюцию «К исполнению». Этот вид поручений используется в модулях «Управление внешней корреспонденцией», «Управление организационно-распорядительной документацией», «Обращение граждан» в момент, когда руководитель, рассматривая документ, создает резолюцию «К исполнению» (в СЭД iTs-Office резолюции бывают трех видов - «На рассмотрение», «На ознакомление», «К исполнению»).
- Второй тип поручений – это выдача заданий на основании документов. Используется во всех выше перечисленных модулях системы электронного документооборота iTs-Office. В отличие от резолюции, заполняется карточка поручения, в которой присутствует гиперссылка на документ-основание.
- Третий тип поручений – это задания, не связанные с документами-основаниями. Данный вид поручений формируется непосредственно из модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины».
Результаты использования модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины»:
Для руководителей:- решения выполняются качественно и своевременно;
- повышается уровень исполнительской дисциплины;
- прозрачное управление организацией.
- напоминание о текущих поручениях;
- автоматизированный контроль сроков.
Использование системы электронного документооборота iTs-Office повышает уровень исполнительской дисциплины в организации, а соответственно и управление организацией в целом.