Поручения

Выдача заданий и поручений, а также эффективный контроль и анализ их выполнения – это основа управления любой организацией, государственного учреждения или производственно-коммерческого предприятия.

В системе электронного документооборота iTs-Office, эти задачи решает специализированный модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины», механизмы которого используются и в других модулях СЭД:

• «Управление внешней корреспонденцией»;
• «Управление организационно-распорядительной документацией»;
• «Управление знаниями»;
• «Управление договорами»;
• «Управление совещаниями»;
• «Обращения граждан»;
• «Взаимодействие с клиентами»;
• «Согласование документов».

Основные возможности модуля:

• постановка задач сотрудникам;
• связанные поручения;
• контроль сроков исполнения;
• оповещение участников процесса;
• анализ исполнительской дисциплины.

В системе электронного документооборота iTs-Office существует возможность использования заранее созданных шаблонов карточек поручений - это позволяет руководителям и пользователям СЭД iTs-Office унифицировать работу с однотипными заданиями, поручениями.

Выполнение задания ответственным исполнителем все время находится под контролем. Система заблаговременно уведомит ответственного исполнителя и контролера о том, что приближаются сроки выполнения поручения. Если опционально установлено, что при срыве контрольных сроков выполнения задания запускать другой бизнес-процесс, СЭД iTs-Office сделает это в автоматическом режиме с уведомлением ответственных сотрудников.

СЭД iTs-Office поддерживает следующие виды обрабатываемых поручений:

1. Выдача поручения ответственному исполнителю через резолюцию «К исполнению». Этот вид поручений используется в модулях «Управление внешней корреспонденцией», «Управление организационно-распорядительной документацией», «Обращение граждан» в момент, когда руководитель, рассматривая документ, создает резолюцию «К исполнению» (в СЭД iTs-Office резолюции бывают трех видов - «На рассмотрение», «На ознакомление», «К исполнению»).
2. Второй тип поручений – это выдача заданий на основании документов. Используется во всех выше перечисленных модулях системы электронного документооборота iTs-Office. В отличие от резолюции, заполняется карточка поручения, в которой присутствует гиперссылка на документ-основание.
3. Третий тип поручений – это задания, не связанные с документами-основаниями. Данный вид поручений формируется непосредственно из модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины».

Результаты использования модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины»:

Для руководителей:

• решения выполняются качественно и своевременно;
• повышается уровень исполнительской дисциплины;
• прозрачное управление организацией.

Для исполнителей:

• напоминание о текущих поручениях;
• автоматизированный контроль сроков.

Использование системы электронного документооборота iTs-Office повышает уровень исполнительской дисциплины в организации, а соответственно и управление организацией в целом.