Внешняя корреспонденция
Модуль «Внешняя корреспонденция» системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и хранения входящих и исходящих документов.
Основные возможности модуля «Внешняя корреспонденция»:
- ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;
- работа с информацией в географически распределенной среде;
- гибкое разграничение доступа к информации;
- ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и потокового сканирования документов;
- автоматическое заполнение электронной карточки документа;
- контроль дублирования документов;
- гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера различной сложности;
- гибкая настройка правил регистрации и хранения документов;
- сквозная регистрация документов несколькими отделами документационного обеспечения (канцелярия/общий отдел);
- создание, отправка и контроль резолюций;
- организация связей между электронными документами, резолюциями;
- анализ истории обработки документов;
- постановка документов на контроль;
- мониторинг контрольных дат;
- удобная сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;
- организация архивного хранения внешней корреспонденции с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;
- управление большими архивами документов;
- интеграция с электронной почтой.
Результаты использования модуля «Внешняя корреспонденция»:
- единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;
- налаженная коллективная работа нескольких отделов документационного обеспечения без привязки к географическому месту их нахождения;
- документы не теряются;
- информация легкодоступна из любой географической точки;
- пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;
- упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
- быстрый доступ к истории создания и обработки документа;
- мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей;
- автоматизированный контроль исполнения документов;
- простое управление большими архивами информации;
- повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.