Проверки гос. органов
Модуль «Контроль проверок» системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для управления задачами контроля над плановыми проверками организации всевозможными проверяющими органами, такими как:
- Гражданская оборона (при МЧС).
- Метрологический надзор.
- Пожарный надзор.
- Природоохранная прокуратура.
- Прокуратура.
- Санэпидемстанция.
- Техногенная безопасность (при МЧС).
- Управление охраны труда.
- Управление охраны труда в газовом хозяйстве.
- Управление охраны труда в энергетике.
- Управление по защите прав потребителей.
- Управление экологии и др.
Обработка данного бизнес процесса состоит из нескольких этапов. Первоначально создается карточка проверяемого объекта, связанная с конкретным проверяющим
органом (например, Пожарный надзор), в которой фиксируются: объект, подлежащий проверке; проверяющий орган; планируемое и фактическое количество проверок в
году и другие показатели.
Согласно законодательству Украины, государственные проверяющие структуры имеют ограниченное количество дней в год на проверку организаций. Эта цифра
фиксируется в системе как плановое количество дней для проверки (для каждой проверяющей службы - разное количество дней). Автоматизированные механизмы
модуля не допустят превышения фактического количества проверок над плановым.
С началом проверки объекта «Контрольные карточки» дополняются электронными копиями связанных документов, которые сопровождают процесс проверки, эти
документы доступны для ознакомления непосредственно из карточки проверяемого объекта.
Типы контролируемых документов:
- уведомление о плановой проверке;
- направление на плановую проверку;
- акт недопуска на объект;
- акт проверки;
- письмо-несогласие с актом проверки;
- ответ на письмо-несогласие с актом проверки;
- предписание;
- письмо-несогласие с предписанием;
- ответ на письмо-несогласие с предписанием;
- приказ об устранении нарушений по предписанию;
- направление на внеплановую проверку;
- акт внеплановой проверки;
- письмо-несогласие с актом внеплановой проверки;
- ответ-несогласие с актом внеплановой проверки;
- распорядительные документы:
- решение;
- распоряжение;
- постановление;
- документ-несогласие с распорядительными документами:
- письмо;
- жалоба;
- административный иск;
- ответ на документ-несогласие с распорядительными документами;
- письмо на продление сроков на устранение нарушений;
- ответ на письмо о продлении сроков на устранение нарушений;
- письмо об устранении нарушений.
При фиксировании нарушения добавляется соответствующий документ и его карточка в автоматизированном модуле «Контроль проверок». В данной карточке указывается
текущий статус нарушения, его название, срок устранения, что необходимо сделать и ФИО ответственного за устранение нарушений сотрудника организации. При
приближении сроков устранения нарушения, система автоматически напомнит ответственному исполнителю о данном событии.
Вся информация в модуле «Контроль проверок» и аналитика по ней доступна в различных разрезах.
Данный модуль позволяет не только сделать процессы контроля максимально прозрачными и своевременными, но и позволяет избежать штрафных санкций и финансовых потерь.