Договоры
В системе электронного документооборота iTs-Office предусмотрен инструмент эффективного управления всеми типами договоров (купля-продажа, аренда, оказания
услуг и другие типы договоров).
Модуль «Договоры» позволяет вести учет существующих договоров, осуществлять планирование и контроль этапов по договорам.
Основные возможности модуля:
- учет всех договоров в организации;
- единый реестр (электронный журнал) договоров;
- географически распределенная работа с документами;
- разграничение доступа к документам;
- автоматическое заполнение карточек типовых документов (использование шаблонов);
- создание связей с другими электронными документами, в т.ч. и из других модулей СЭД iTs-Office;
- контроль дублирования документов;
- контроль заполнения электронной карточки документа;
- закрепление ответственного сотрудника по договору;
- согласование договоров по маршрутам - последовательное, параллельное, комбинированное;
- фиксирование этапов по договору;
- создание событий и заблаговременное оповещение об их наступлении;
- автоматическая регистрация договоров и их проектов, различные уровни сложности регистрационных номеров;
- настраиваемые правила хранения договоров;
- средства оперативного поиска документов;
- средства удобной и мгновенной сортировки информации в необходимых разрезах;
- мониторинг и контроль исполнения обязательств по договору.
Результаты использования модуля «Договоры»:
- единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;
- доступ к информации без привязки к географическому месту нахождения;
- сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют доступ;
- договора не теряются;
- договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;
- получение целостной картины о договорной деятельности организации;
- доступ к истории создания и обработки договоров;
- упрощение рутинных процессов обработки типовых договоров;
- повышение производительности персонала, вовлеченного в процессы создания, обработки и хранения договоров организации;
- быстрое согласование проектов договоров без привязки к географическому месту нахождения рецензентов;
- эффективное управления обязательствами организации: контроль и планирование.