Автоматизируемые процессы в СЭД iTs-Office

С помощью системы электронного документооборота iTs-Office можно автоматизировать любой документо-ориентированный процесс.

Контроль исполнительской дисциплины

контроль качества и своевременности выполнения решений;
повышение уровня исполнительской дисциплины;
прозрачное управление организацией;
напоминание о текущих и просроченных поручениях;
автоматизированный контроль сроков;
формирование статистики по выполнению поручений и отработке документов;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
система напоминаний и оповещений.

Управление внешней корреспонденцией

единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;
налаженная коллективная работа отделов документационного обеспечения без привязки к физическому месту их нахождения;
информация доступна из любой географической точки;
пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;
упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
быстрый доступ к истории создания и обработки документа;
мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение;
автоматизированный контроль исполнения документов;
простое управление большими архивами информации;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.

Управление внутренней организационно-распорядительной документацией

централизованное хранение распорядительных и других внутренних документов;
ускорение управленческого документопотока организации;
прозрачное управление бизнес-процессами в организации;
налаженная коллективная работа персонала;
информация доступна из любой географической точки;
пользователи видят и могут работать только с теми документами, к которым у них есть доступ;
упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
рассылка документов на согласование, ознакомление, рассмотрение, исполнение;
автоматический контроль исполнения документов;
организация классификации внутренних документов по заданным признакам;
создание и применение шаблонов типовых документов организации;
формирование печатных форм с атрибутами документа и вставкой факсимильных подписей сотрудников;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
возможность получить исчерпывающую информацию обо всех действиях с документом.

Управление депутатской деятельностью

учет и хранение информации по депутатам всех созывов;
фиксация информации - по какому избирательному округу был избран депутат, занимает ли он какую-нибудь должность в совете и если да, то какую, тут же указывается какую политическую партию представляет депутат и избирался ли он ранее;
учет всех постоянных комиссий и их членов, с указанием территории деятельности комиссии (фиксируется назначение организационно-методической работы и направление деятельности постоянной комиссии);
учет всех помощников депутатов;
формирование сводной отчетности о ходе деятельности каждого депутата.

Управление договорами

единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;
доступ к информации без привязки к физическому месту нахождения;
сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют доступ;
договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;
получение целостной картины о договорной деятельности организации;
доступ к истории создания и обработки договоров;
упрощение рутинных процессов обработки типовых договоров;
повышение производительности персонала, вовлеченного в процессы создания, обработки и хранения договоров организации;
быстрое согласование проектов договоров;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
эффективное управления обязательствами организации: контроль и планирование.

Управление заявками на оплату

планирование бюджета по периодам (год, полугодие, квартал, месяц), по подразделениям (центрам учета), по классификаторам (статьям дохода/затрат);
выполнение бюджета по периодам (год, полугодие, квартал, месяц), по подразделениям (центрам учета), по классификаторам (статьям дохода/затрат);
группировка заказов при помощи планов платежей;
учет тендерных договоров;
коллективная работа, географически распределенная работа с информацией;
оперативный доступ к информации из любой точки;
разграничение доступа к информации, согласно должностным инструкциям;
безопасный обмен важной управленческой информацией (5-ти уровневая защита, использование механизмов шифрования и электронной цифровой подписи);
прозрачность и эффективное управление финансовыми потоками организации.

Управление контактами

централизованное хранение информации по всем клиентам;
ведение истории взаимоотношений с клиентами;
регистрация входящих и исходящих контактов;
планирование контактов;
планирование и учет маркетинговых мероприятий;
формирование поручений;
контроль и анализ исполнительской дисциплины;
создание цепочки взаимоотношений с клиентом путем связей между отдельными контактами;
разграничение доступа к информации согласно должностным инструкциям;
оперативное получение аналитической и статистической информации.

Управление корпоративными знаниями

быстрый ввод новых сотрудников в курс дела;
объединение знаний отдельных подразделений и сотрудников;
интенсификация процесса генерации новых идей;
накапливание знаний и распространение их по всей организации;
фиксация знаний ценных сотрудников;
исключение потери важной информации;
быстрое выделение релевантной информации;
поддержка актуальности информации;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
систематизация и углубленность накопленного опыта.

Управление персоналом

ведение штатного расписания;
расчет окладов (профессии, дополнительные признаки);
учет стажа сотрудников (общий/в отрасли);
учет доплат сотрудникам;
мониторинг доступных вакансий;
мониторинг штатных единиц по отделам;
мониторинг замещений (добавление/удаление);
ведение личных карточек сотрудников (реквизиты, образование, трудовая деятельность, семья, выслуга лет, добавляемые признаки, замещения);
мониторинг профессий по предприятию (код, название, категория, коэффициент, дополнительное значение);
построение отчетности (штатное расписание, расстановка, должностные оклады, штатная книга).

Управление подготовкой к государственным проверкам

учет и хранение всех типов документов, касающихся проверок государственными органами (направления, уведомления, акты недопуска, письма, приказы, предписания, акты проверки, решения, распоряжения, постановления, иски и пр.);
контроль своевременности подготовки к этапам проверок государственными органами;
контроль исполнения заданий по решениям проверяющих государственных органов;
повышение уровня исполнительской дисциплины;
прозрачное управление процессом проверок государственными органами;
напоминание о текущих и просроченных поручениях;
автоматизированный контроль сроков;
формирование статистики по выполнению поручений и отработке документов;
формирование сводной отчетности о проведении проверок государственными органами.

Управление проектами

формирование проектов любой сложности;
создание портфелей проектов;
создание этапов проекта;
возможность связывания проектов между собой;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
просмотр истории работы над проектом.

Управление совещаниями

единое информационное пространство для подготовки и проведения совещаний;
прозрачный процесс принятия решений;
мгновенная доставка резолюции на места ответственным исполнителям и контролерам;
эффективный контроль выполнения принятых решений и сроков их выполнения;
централизованное хранение информации по всем совещаниям в организации;
анализ причин появления различных управленческих решений, в том числе и решений руководителей среднего звена;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах.

Учет и контроль обращений граждан

централизованное хранение информации по всем обращениям в адрес государственного учреждения либо организации;
единое информационное пространство для коллективной работы;
оперативный и разграниченный доступ к документам;
повышение уровня исполнительской дисциплины в организации;
прозрачность процесса обработки обращений граждан;
повышение качества предоставления услуг гражданам;
возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
соблюдение всех норм и сроков, регламентированных законодательством Украины.