Система Электронного Документооборота
Конструктор - создание веб-приложений без программирования

Ответы на вопросы

Возможна ли общая нумерация регистрируемых документов?

В СЭД iTs-Office документы, подлежащие регистрации, делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. При регистрации, каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется соответствующая РКК (регистрационно-контрольная карточка) документа.

Для каких организаций предназначена СЭД iTs-Office?

СЭД iTs-Office может использоваться как в государственных учреждениях, так и в коммерческих организациях любого масштаба, сферы деятельности и территориальной распределённости.

Для чего нужна система электронного документооборота?

Для того чтобы:
1. Повысить производительность сотрудников за счет сокращения времени на поиск, создание и обработку документов.

2. Высвободить из валовых затрат организации затраты на документационное сопровождение управления (канцелярия, расходные материалы, курьерская доставка, временные затраты на поиск, создание, обработку документов).

3. Уменьшить риск появления штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств по документу (договор, контракт).

4. Сократить количество случаев упущенной выгоды из-за несвоевременной реакции на информацию, документ.

5. Повысить скорость создания и распространения информации в организации (решения руководства, а также задачи регламентированные процессами и документами мгновенно доставляются сотрудникам на места).

6. Повысить уровень исполнительской дисциплины в организации за счет исключения человеческого фактора из процесса контроля.

7. Создать единое и легко управляемое информационное пространство без привязки к географическому месту нахождения сотрудников организации.

8. Повысить уровень защиты конфиденциальной информации, за счет средств многоуровневого разграничения доступа.

9. Сократить риски потери важных документов.

10. Привлечь дополнительные инвестиции за счет отлаженной и прозрачной модели управления.

Есть ли возможность использования сторонних средств криптозащиты и ЭЦП?

Да. Такая возможность есть. В данный момент СЭД iTs-Office интегрирована с сертифицированными в Украине криптографическими системами.

Какие виды услуг оказываются в рамках сопровождения СЭД?

Услуги в рамках сопровождения СЭД оказываются на основе гарантийного и абонентского обслуживания. Вид и объем услуг зависит от выбранного Вами типа сопровождения. Подробнее...

Какие виды услуг предоставляются при введении СЭД в эксплуатацию?

Предоставляется весь спектр услуг необходимых для качественного внедрения системы электронного документооборота iTs-Office - консалтинг, установка и настройка платформы Lotus Notes/Domino и компонентов СЭД, обучение пользователей, адаптация функционала, демонстрационное и нагрузочное тестирование. Подробнее...

Какие выгоды использования для рядового сотрудника?

Как правило, до внедрения СЭД большая часть документов созданных сотрудниками организаций сохраняются на локальных компьютерах, реже в локальной сети. В случае отсутствия на рабочем месте автора документа, такой подход сводит на нет эффективность коллективной работы, а для отдельного сотрудника выполнение поставленной задачи.

СЭД iTs-Office позволяет организовать централизованное хранение данных и создать единое информационное пространство с поддержкой географически распределенного доступа к информации, предоставляя ее сотрудникам разграниченный доступ к документам из любой точки мира.

Централизованная работа с шаблонами позволяет навести порядок в оформлении корпоративных документов, а также сократить время на их создание. Удобные средства сортировки и категоризации, позволят быстро и с удобством отсортировать необходимую информацию в нужном разрезе, а поиск документов перестанет быть трудоемким и безрезультативным.

Каким образом в СЭД организован поиск документов?

Существуют несколько механизмов поиска документов. Встроенные средства Lotus Notes - поиск в видах и полнотекстовый поиск в документах. Средства СЭД iTs-Office - расширенный поиск по основным полям карточек документов и специализированый модуль «Поиск».

Каким образом происходит лицензирование СЭД iTs-Office?

Система электронного документооборота iTs-Office лицензируется по количеству пользователей. Например, если планируется, что с СЭД будет работать 10 человек, то Вам потребуется лицензия на 10 пользователей. Подробнее...

Каковы особенности обработки документов в территориально-распределенной среде?

Главной особенностью является то, что организация коллективной работы в территориально-распределенной среде реализована с помощью одной из ключевых технологий платформы Lotus Notes/Domino – репликацией данных. Эта технология обеспечивает коллективное использование информации в любое время и независимо от места расположения пользователя. Каждое подразделение может иметь свой сервер, подключение к которому производится достаточно просто и без больших затрат. В результате пользователь будет иметь доступ к данным и приложениям на своем локальном сервере, вместо того чтобы работать с удаленным сервером по медленным каналам связи. Пользователи, которые находятся в удаленных офисах, могут работать со своей «копией» базы данных, расположенной на локальном сервере, а серверы Domino будут обмениваться между собой данными в соответствии с заданным расписанием по тем каналам, которые им доступны.

Сколько стоит проект внедрения СЭД?

Проект внедрения СЭД можно сравнить со строительством загородного дома – стоимость может отличаться в зависимости от пожеланий и требований заказчика. У каждого хозяина имеется свое видение будущего дома, так и в каждой компании существуют свои особенности документооборота, пожелания и видение решения задач организации.

К проекту внедрения системы электронного документооборота нужно подходить индивидуально, опираясь на специфические нормы и требования к документообороту компании.

Можно выделить основные составляющие стоимости проекта внедрения СЭД, а именно:

1. Стоимость услуг по обследованию – прежде чем решать задачу, ее нужно детально изучить и выработать регламент ее решения или Техническое Задание на проект внедрения системы (ТЗ). Как правило, на стоимость услуги влияет масштабность задачи (ширина охвата бизнес-процессов, а также количество пользователей вовлеченных в эти бизнес-процессы и в документооборот организации в целом).

2. Стоимость пусконаладочных работ – изучив задачу, специалисты компании ИНТЕРСОФТ приступают к созданию модели СЭД Заказчика. Если типовых возможностей СЭД iTs-Office недостаточно для решения поставленной задачи, оказываются услуги по доработке и оптимизации функционала системы согласно ТЗ. На следующем этапе происходит установка и настройка ПО, наполнение справочников согласно ТЗ. Стоимость услуг на данном этапе может колебаться в зависимости от выбранного подхода «Под ключ», «Совместными силами», «Минимальный набор услуг».

3. Стоимость обучения персонала.

4. Стоимость владения или использования ПО.

5. Техническое сопровождение системы.

Вы можете заказать расчет стоимости проекта внедрения СЭД iTs-Office заполнив следующую форму

Существует ли возможность информирования сотрудников о наступающих либо просроченных событиях?

Да. Для этого в СЭД используется служебный модуль «Задачи». Модуль содержит список сообщений, поступивших пользователю и подлежащих исполнению или рассмотрению, сообщений о состоянии процессов ознакомления и согласования документов, а так же ряда служебных уведомлений. Служебные уведомления оповещают пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.).

Существует ли возможность использования шаблонов документов, маршрутов и резолюций?

Да. В системе можно создавать шаблоны вложений; шаблоны различных карточек документов (карточка ознакомления, рассмотрения, обращения); шаблоны резолюций; шаблоны маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения документов и пр.

Существует ли возможность логирования действий пользователей?

Да. Такая возможность существует. Для этого используется служебный модуль «iTs-Log», предназначенный для протоколирования операций создания, чтения, изменения, удаления в корзину, восстановления и окончательного удаления документов в базах данных системы.

Существует ли возможность связывания документов ("на основании", "в ответ на")?

Да. Такой механизм реализован. Он предназначен для создания дочерних документов на основе зарегистрированных, а также связывания между собой двух ранее зарегистрированных документов. Так же реализована функция отвязки ранее связанных документов.
↑ Наверх