Система Электронного Документооборота
Конструктор - создание веб-приложений без программирования

Знания организации

Существуют документы, которые нельзя отнести ни к внешней корреспонденции, ни к внутренним организационным документам, ни к финансовой документации, но все же они ежедневно участвуют в общем документопотоке организации любой сферы деятельности. Речь идет о нормативных, информационно-справочных, законодательных, регламентных, сертификационных и других документах, которые можно объединить одним словом «Знания организации».

Эта информация обычно плохо структурирована, так как хранится на локальных компьютерах сотрудников, и воспользоваться этими данными не получается по следующим причинам:

  • сотрудники не знают о том, что есть такой документ;
  • нет возможности отслеживать актуальность и версионность документов;
  • сотрудники не имеют доступа к локальному компьютеру пользователя.

В системе электронного документооборота iTs-Office для обработки и хранения, плохо структурированных данных, существует модуль «Знания организации».

Принцип работы модуля заключен в централизованном хранении всей нормативной и справочной документации с возможностью четко структурировать и гибко сортировать документы в том виде, в котором необходимо пользователю. Гибкая сортировка позволяет сотрудникам организации проще ориентироваться в больших объемах информации.

Применение модуля «Знания организации» позволяет организовать коллективную работу сотрудников организации в едином информационном пространстве без привязки к их географическому месту нахождения.

Немаловажной особенностью модуля является поддержка актуальности информации. При создании карточки документа указывается срок его актуальности. При наступлении предельной даты срока актуальности документа, система электронного документооборота iTs-Office автоматически уведомляет ответственного по документу о том, что нужно проверить актуальность устаревшего документа.

Модуль «Знания организации» тесно интегрирован в систему электронного документооборота iTs-Office. Это позволяет использовать все основные механизмы обработки документов в СЭД. Например, на основании документа из модуля «Знания организации» можно создать поручение или уведомить заинтересованных в обновленном документе сотрудников.

Возможность связи нормативных, справочных и других документов с документами, например, организационно-распорядительно типа, или с документами внешней корреспонденции позволяет выстроить логическую цепочку истории появления документов в организации.

↑ Наверх