Система Электронного Документооборота
Конструктор - создание веб-приложений без программирования

Согласования

Модуль «Согласование документов» предназначен для согласования и визирования данных любых типов и форматов - текста, изображений, аудио, видео...

Механизмы согласования используются в модулях СЭД iTs-Office:

  • «Управление внешней корреспонденцией»;
  • «Управление организационно распорядительной документацией»;
  • «Управление договорами»;
  • «Управление знаниями»;
  • «Обращение граждан»;
  • «Согласование документов».

Маршруты согласования документов в системе электронного документооборота iTs-Office:

  1. Параллельный - уведомление отправляется сразу всем участникам процесса (рецензентам). В уведомлении есть вся необходимая информация - какой документ необходимо согласовать, срок согласования, ответственный по документу, тема и прочее.
  2. Последовательный - уведомление отправляется сначала первому рецензенту в списке. После того, как он оставит свою рецензию, СЭД сформирует уведомление следующему в списке согласования рецензенту и так до самого последнего рецензента.
  3. Комбинированный - одной из уникальных особенностей СЭД iTs-Office можно назвать возможность комбинировать типы маршрутов движения документа в рамках одного согласования. Например, первый этап согласования – это коллективная разработка документа (параллельный маршрут движения), а второй этап - это визирование документа (последовательный маршрут).

Для всех типов согласования существует опция «Возвращать документ на доработку при первом не согласии». Если наступает такое событие, процесс согласования приостанавливается и документ отправляется на доработку ответственному сотруднику, который инициировал согласование документа. После того как будут внесены изменения или принята версия рецензента, согласование отправляется на повторный круг. В системе электронного документооборота iTs-Office количество кругов согласования не ограничено.

Также в модуле присутствует возможность автоматического переключения между этапами согласования, если наступает заранее определенное условие. Этот механизм позволяет, например, ограничить время на каждую рецензию, при исчерпании которого документ автоматически пойдет по другому, заранее определенному, маршруту.

Механизм согласования документов тесно взаимосвязан с механизмом поддержки версионности проекта документа, который позволяет: вести журнал всех версий документа и просматривать каждую в отдельности; переключаться между ними и возвращаться на неограниченное количество шагов назад. Это дает возможность более гибко работать с проектом документа в ходе его согласования.

Все согласования в организации, вне зависимости от того, были ли они созданы из «хранилищ документов» или из модуля «Согласование документов», хранятся централизовано, в модуле «Согласование документов».

Система электронного документооборота iTs-Office позволяет сортировать и отображать информацию по всем согласованиям в необходимом пользователю виде.

Для унификации процесса создания однотипных согласований в системе электронного документооборота iTs-Office предусмотрено применение заранее созданных шаблонов карточек согласований и маршрутов движения документов.


Результаты использования модуля «Согласование документов»:

  • единое информационное пространство для коллективной работы без привязки к географическому месту нахождения рецензентов;
  • документы согласовываются быстро;
  • процесс согласования становится прозрачным - видно, на какой стадии и у кого в данный момент находится документ;
  • фиксируется история рецензий, кем и когда она была наложена;
  • соблюдаются сроки согласования и видны рецензенты, пропустившие их;
  • реальное отображение дел (видны все проекты документов, с которыми работает организация);
  • гибкое разграничение прав доступа к документам.
↑ Наверх