Система Электронного Документооборота
Конструктор - создание веб-приложений без программирования

Внешняя корреспонденция

Модуль «Внешняя корреспонденция» системы электронного документооборота iTs-Office предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и хранения входящих и исходящих документов.

Основные возможности модуля «Внешняя корреспонденция»:

  • ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;
  • работа с информацией в географически распределенной среде;
  • гибкое разграничение доступа к информации;
  • ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и потокового сканирования документов;
  • автоматическое заполнение электронной карточки документа;
  • контроль дублирования документов;
  • гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера различной сложности;
  • гибкая настройка правил регистрации и хранения документов;
  • сквозная регистрация документов несколькими отделами документационного обеспечения (канцелярия/общий отдел);
  • создание, отправка и контроль резолюций;
  • организация связей между электронными документами, резолюциями;
  • анализ истории обработки документов;
  • постановка документов на контроль;
  • мониторинг контрольных дат;
  • удобная сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;
  • организация архивного хранения внешней корреспонденции с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;
  • управление большими архивами документов;
  • интеграция с электронной почтой.

Результаты использования модуля «Внешняя корреспонденция»:

  • единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;
  • налаженная коллективная работа нескольких отделов документационного обеспечения без привязки к географическому месту их нахождения;
  • документы не теряются;
  • информация легкодоступна из любой географической точки;
  • пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;
  • упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
  • быстрый доступ к истории создания и обработки документа;
  • мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение без привязки к географическому месту нахождения пользователей;
  • автоматизированный контроль исполнения документов;
  • простое управление большими архивами информации;
  • повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.
↑ Наверх